在工作中，开会是经常发生的场景。大多数会议的目的是做出决定，而举行会议也有不同的类型，它们可能是员工会议、头脑风暴会议、讨论新观点的会议。那么这些会议是有效的吗？你组织的会议有浪费与会人的时间吗？为了确保会议能够提供价值，并尊重与会者的时间，我们可以考虑从以下5个方面来使得组织的会议更加高效！

一、直述会议目标
每个会议都应该包含一个明确的目标。作为会议的开启者，您期望通过这次会议取得什么成果呢？明确的目标利于会议的推进，因为这样参与会议的人员会更清楚为什么需要参加会议，并明确讨论的方向。对于会议的邀请者来说，使用描述性的标题更容易让参与人员明确会议的主题。除此之外，还需要考虑到参与人员是否有对主题不熟悉的可能性。如果有的话，加上相关的背景信息也会帮助与会者更好的了解即将参与的会议。
 
二、明确会议议程
目标定义了召开会议的原因，议程定义了会议期间将发生的情况。议程可以包括要回答的问题或者要做出的决定。这样可以让与会者了解将要讨论的内容，也更方便明确那些人员是需要参与本次会议的。
 
三、确定合适的会议参与人员
参与会议需要时间成本，所以选择合适的与会者也很重要。可以从以下方面考虑邀请参与会议的人员：
（1）特定人员：指必须与会人员，例如决策者或主题专家。
（2）必须人员：指能够保证会议顺利进行，例如会议主持人，会议记录员等。
（3）可选参与者：指会议中可能需要的与会者。建议在邀请中明确他们被邀请与会的原因。
需要提醒的是：在进行会议时，会议中的人数越多，会议就越难推进。因此，合理选择与会者，尤其是利益相关者会促进会议的效果。
 
四、会议时间管理
为了使会议的效果更好，重要的是保持讨论的正常进行和完成设定的议程。以下是一些较有用的技巧：
（1）对会议的讨论部分进行时间限制。可以由成员来担任这一特定角色，并在计划时间即将结束时进行提醒，以便于合理控制时长。
（2）可准备一个待解决列表。这个列表可以用来记录在会议讨论时产生的需要解决的事项，或者在会议后需要进行的内容。这样就不会额外占用会议的时间。
（3）确保会议决策和后续步骤的一致性。在会议结束之前，需要保证决策的方向和会议后将要进行的操作是一致的，而不是形式主义的会议。
 
五、共享会议文档
会议文档是会议的重要产出。一场会议可能持续1小时或者更久，那么总结和共享重要信息则能更好的保持会议成果。文档中可包含决策和行动项目，那么项目所有者及截止日期就需要进行标识，以便会议后更好的落实。
 
更多技巧：
在《The Business Analysis Body of Knowledge (BABOK®) Guide》的第10章中也有关于会议的更多知识，具体可以下列截图中框出来的内容以获取更多说明。

《BABOK 3.0》中有50项日常可用技术可以按适用范围分为发掘、沟通&协作分析，问题分析，人/组织分析，数据/信息分析，过程分析，决策与规则分析，功能/非功能性需求，通用分析，目标设定与评估，计划，跟踪与管理11大类，基本可以覆盖日常工作中对业务分析、项目基本管理的需求。
每一个技术，又按照目的、描述、使用要素、使用考虑（优缺点）的结构进行由浅入深的介绍，所介绍的技术基本可以做到读者根据现实场景上手可用，达到了随看随懂的效果。

所以《BABOK 3.0》是一本在项目管理、业务分析方面不可或缺的入门、工具全书。

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